หน้าที่พระเลขานุการ

คุณสมบัติทั่วไปของเลขานุการ
             นอกจากคุณสมบัติตามที่กล่าวไว้ในกฎมหาเถรสมาคม ฉบับที่ ๒๔ ข้อ ๖ แล้ว เลขานุการ จะต้องมีคุณสมบัติทั่วไป ดังนี้
              ๑. มีความรู้ดีทั้งทางทฤษฎีและทางปฏิบัติ
             ๒. เป็นผู้มีนิสัยดี เยือกเย็น ยิ้มแย้มแจ่มใสอยู่เสมอ
             ๓. เป็นผู้อดทนไม่หลีกเลี่ยงการงาน
             ๔. เป็นผู้มีบุคลิกลักษณะดี นำมาซึ่งศรัทธาปสาทะแก่ผู้ได้รู้จัก และสมาคมด้วย
             ๕. เป็นผู้รักษาความสะอาดทั้งกาย และการงาน
             ๖. ต้องทำงานโดยรวดเร็วทันใจและว่องไว
             ๗. เป็นผู้ชอบคิดค้นคว้า หมั่นศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม
             ๘. เป็นผู้ละเอียดรอบคอบและเอาใจใส่ในกิจการงานที่ทำทุกอย่างเกี่ยวกับหน้าที่ของตน
             ๙. เป็นผู้รู้งาน และสถานที่ต่าง ๆ ที่จะต้องติดต่อ และรู้จักระเบียบการงานของสถานที่ที่จะต้องไปติดต่อนั้นดี
             ๑๐. เป็นผู้ฉลาดหลักแหลม มีปฏิภาณ รู้จักกาลเทศะ (กาลัญญุตา และปริสัญญุตา)
             ๑๑. เป็นผู้รู้จักประมาณตน (อัตตัญญุตา)
             ๑๒. เป็นผู้มีอาจาระ คือจรรยามารยาทดี
             ๑๓. เป็นผู้มีความริเริ่มดี
             ๑๔. เป็นผู้ช่างสังเกต
             ๑๕. มีความขยันหมั่นฝึกหัดการงานในหน้าที่จากบุคคล หรือจากหนังสือ
             ๑๖. มีความจริงใจต่องานในหน้าที่ ทำจริง และตั้งใจจริง เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี
             ๑๗. มีความเชื่อมั่นในตัวเอง
             ๑๘. มีความรักในงานที่ทำ
             ๑๙. ฉลาดในการปฏิสันถาร
             ๒๐. พยายามทำงานในหน้าที่ หรืองานพิเศษที่ได้รับมอบหมายให้ดีที่สุดเท่าที่สามารถทำได้
ข้อบกพร่องของเลขานุการ
             เมื่อได้กล่าวถึงคุณสมบัติทั่วไปของเลขานุการแล้ว ก็ควรจะได้กล่าวถึงข้อบกพร่องของเลขานุการไว้ด้วย เพื่อกำจัดให้หมดไป หรือให้บกพร่องน้อยที่สุด ได้แก่
             ๑. เขียนหนังสือผิด ตก ๆ หล่น ๆ หรือพิมพ์หนังสือผิดมาก ๆ
             ๒. เขียนหนังสือไม่เรียบร้อย ขาดวรรคตอน ใช้เครื่องหมายไม่ถูกต้อง
             ๓. เขียนหรือพิมพ์ตัวเลขเลอะเลือนอ่านยาก หรือขาดบ้าง เกินบ้าง
             ๔. เก็บหนังสือและเอกสารต่าง ๆ ผิดที่
             ๕. มีความหลงลืมเสมอ ๆ
             ๖. บวก ลบ คูณ หาร เลขผิด
             ๗. มีนิสัยสะเพร่า ไม่ได้พินิจพิเคราะห์ให้รอบคอบ ปฏิบัติงานบกพร่องบ่อย ๆ
             ๘. ทำงานซ้ำ ๆ ซาก ๆ เพราะผิดบ่อย ๆ
             ๙. ทำเอกสารหาย
             ๑๐. ชักช้า โอ้เอ้ อืดอาด เสียเวลา
             ๑๑. จิตใจเลื่อนลอย ไม่เอาใจใส่ต่อหน้าที่ หรือเข้าใจคำสั่งผิด
             ๑๒. ลงรายการต่าง ๆ ในบัญชีผิด
             ๑๓. ไม่ระมัดระวังเครื่องใช้สอยต่าง ๆ
             ๑๔. ไม่ชำนาญในการใช้เครื่องมือ เครื่องใช้สอย เช่นเครื่องพิมพ์ดีด หรืออุปกรณ์อย่างอื่น ๆ
             ๑๕. ไม่รักงาน ขาดการเอาใจใส่ ทอดทิ้งหน้าที่
             ๑๖. ทำงานโดยปราศจากแผนการ

หน้าที่ของเลขานุการ
             เลขานุการทางคณะสงฆ์ เป็นตำแหน่งพิเศษตำแหน่งหนึ่ง ซึ่งบัญญัติไว้เพื่อช่วยเหลือในการปฏิบัติงานของเจ้าคณะผู้ปกครองสงฆ์ โดยกำหนดให้มีหน้าที่พร้อมกับการแต่งตั้ง แต่ไม่มีอำนาจดังเช่นเจ้าคณะ หน้าที่เลขานุการคณะสงฆ์นั้น บัญญัติไว้โดยสรุปว่า 'ทำหน้าที่การเลขานุการ' มิได้แยกรายละเอียดแห่งหน้าที่ไว้ดังอำนาจหน้าที่ของเจ้าคณะหรือเจ้าอาวาส 
             แต่คำว่า 'การเลขานุการ' นั้น เป็นคำที่มีความหมายกว้างขวาง เจ้าคณะผู้บังคับบัญชามีอำนาจหน้าที่ขยายกว้างเพียงใด การเลขานุการย่อมขยายตามเพียงนั้น หน้าที่การเลขานุการในการปกครอง การศาสนศึกษา การศึกษาสงเคราะห์ การเผยแผ่พระพุทธศาสนา การสาธารณูปการ การสาธารณสงเคราะห์ และการนิคหกรรม ย่อมเป็นหน้าที่ของเลขานุการ แต่เลขานุการปฏิบัติในฐานะช่วยเหลือผู้บังคับบัญชา มิได้ปฏิบัติในฐานะผู้บังคับบัญชา เพื่อสะดวกแก่การศึกษา จึงประมวลหน้าที่ของเลขานุการทางคณะสงฆ์ที่เห็นว่าสำคัญ ๗ อย่าง ได้แก่
             ๑. จัดการทุกอย่างเกี่ยวกับงานสารบรรณ
             ๒. รักษาผลประโยชน์และทรัพย์สินของสำนักงาน
             ๓. ควบคุมดูแลกิจการต่าง ๆ ของสำนักงาน
             ๔. จัดหาอุปกรณ์การปฏิบัติงาน และอุปกรณ์ทางวิชาการไว้ประจำสำนักงาน
             ๕. เป็นภาระเกี่ยวกับการประชุม
             ๖. ประสานกับพระสังฆาธิการและหน่วยงานหรือบุคคลผู้เกี่ยวข้อง
             ๗. ช่วยเหลือด้านสวัสดิการสังคม
หน้าที่ทั่วไปของเลขานุการ
             เลขานุการมีหน้าที่ที่จะต้องปฏิบัติโดยทั่ว ๆ ไป ดังนี้
             ๑. เก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ
             ๒. จัดการโต้ตอบหนังสือต่าง ๆ
             ๓. รับนัดหมายการพบปะ และแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบ
             ๔. รักษาผลประโยชน์ส่วนตัวของผู้บังคับบัญชา
             ๕. รักษาผลประโยชน์ของส่วนรวม, ของสำนักงาน, หรือของสถาบัน
             ๖. จัดทำธุรกิจต่าง ๆ ซึ่งเป็นงานของสำนักงานตามที่ผู้บังคับบัญชามอบหมาย
             ๗. รักษาความลับของทางการคณะสงฆ์ หรือตำแหน่งหน้าที่ที่ประจำอยู่ หรือของสำนัก
             ๘. รู้จักปฏิสันถารผู้มาติดต่อมิให้เก้อเขิน
             ๙. จัดการดำเนินงานให้เป็นไปด้วยดี
             ๑๐. ดูแล รักษาการเงิน ตลอดจนบัญชีต่าง ๆ
             ๑๑. จัดวางระเบียบต่าง ๆ ในสำนัก
             ๑๒. รักษาระเบียบวินัยในการปฏิบัติงานให้เป็นไปด้วยดี
             ๑๓. แจ้งกำหนดการประชุม
             ๑๔. จัดระเบียบวาระการประชุม
             ๑๕. ทำบันทึกรายงานการประชุม
             ๑๖. จัดให้ความสะดวกแก่ที่ประชุม
             ๑๗. ควบคุมดูแลกิจการของสำนักงาน ตลอดจนงานในหน้าที่อื่น ๆ ให้ดำเนินไปด้วยดี
             ๑๘. เป็นสื่อกลางในการติดต่อประสานงาน
             ๑๙. ทำงานด่วนให้เสร็จภายในเวลาอันรวดเร็ว ไม่ปล่อยงานให้คั่งค้างอากูล
             ๒๐. มีกาลัญญุตา รู้จักกาลที่ควรช้าและควรด่วน อย่าด่วนในกาลที่ควรช้าอย่าชักช้าในการที่ควรด่วน
             ๒๑. ถ้ามีสำนักงาน ควรมาทำงานก่อนเวลา จัดสิ่งของและโต๊ะทำงานให้เรียบร้อย
             ๒๒. คอยเอาใจใส่ผู้บังคับบัญชา เช่นเตือนให้ไปประชุม หรือไปพบปะกับผู้ที่นัดหมายอื่น ๆ
             ๒๓. ถ้ามีการประชุม ก็จัดการให้ความสะดวกเรียบร้อย ตลอดจนจัดเอกสารต่าง ๆ ในการประชุม
             ๒๔. จัดทำหนังสือเสนอผู้บังคับบัญชา
             ๒๕. จัดส่งหนังสือที่ผู้บังคับบัญชาลงนามแล้วไปยังสถานที่ต่าง ๆ หรือบุคคลนั้น ๆ
             ๒๖. พิมพ์หนังสือ หรือเอกสารอื่น ๆ ที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง
             ๒๗. ไปทำธุระนอกสถานที่ที่ผู้บังคับบัญชาสั่งให้ไป
             ๒๘. เป็นหูเป็นตาแทนผู้บังคับบัญชา
             ๒๙. จัดทำเอกสาร หรือบัญชีต่าง ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง
             ๓๐. ช่วยเหลือผู้บังคับบัญชาในเรื่องส่วนตัว

สำนักงานเจ้าคณะกับเลขานุการเจ้าคณะ
             สำนักงานเจ้าคณะ ซึ่งหมายถึงที่ทำการของเจ้าคณะหรือศูนย์รวมงานการคณะสงฆ์และการพระศาสนาของเจ้าคณะชั้นนั้น ๆ ย่อมมีความผูกพันกับเลขานุการเจ้าคณะอย่างแยกไม่ขาด หากจะกำหนดรูปแบบ คงได้ดังนี้
              ๑. สำนักงานเจ้าคณะใหญ่ 
                      ผู้บังคับบัญชา เจ้าคณะใหญ่ 
                      ผู้ทำการเลขานุการ เลขานุการเจ้าคณะใหญ่
             ๒. สำนักงานเจ้าคณะภาค 
                      ผู้บังคับบัญชา เจ้าคณะภาค 
                      ผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา รองเจ้าคณะภาค
                      ผู้ทำการเลขานุการ เลขานุการเจ้าคณะภาค
                      ผู้ช่วยผู้ทำการเลขานุการ เลขานุการรองเจ้าคณะภาค
             ๓. สำนักงานเจ้าคณะจังหวัด 
                      ผู้บังคับบัญชา เจ้าคณะจังหวัด
                      ผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา รองเจ้าคณะจังหวัด
                      ผู้ทำการเลขานุการ เลขานุการเจ้าคณะจังหวัด
                      ผู้ช่วยผู้ทำการเลขานุการ เลขานุการรองเจ้าคณะจังหวัด
             ๔. สำนักงานเจ้าคณะอำเภอ 
                      ผู้บังคับบัญชา เจ้าคณะอำเภอ
                      ผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา รองเจ้าคณะอำเภอ
                      ผู้ทำการเลขานุการ เลขานุการเจ้าคณะอำเภอ
                      ผู้ช่วยผู้ทำการเลขานุการ เลขานุการรองเจ้าคณะอำเภอ
              ๕. สำนักงานเจ้าคณะตำบล 
                     ผู้บังคับบัญชา เจ้าคณะตำบล
                     ผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา รองเจ้าคณะตำบล
                     ผู้ทำการเลขานุการ เลขานุการเจ้าคณะตำบล